Schvalování přijatých faktur

Schvalování přidává k přijatým fakturám kontrolu „čtyř očí“. Když někdo potvrdí údaje dokladu přijaté faktury, DOXIO podle vašich pravidel pozná, jestli ji musí někdo schválit. Dokud faktura schválená není, nejde ji exportovat, odeslat do ABRA Flexi ani zahrnout do platebního příkazu.

Zapnutí a tarif#

• Schvalování zapnete v Nastavení → Schvalování faktur. Ve výchozím stavu je vypnuté.
• Musí být zapnuté účetnictví.
• Pravidla s jedním krokem jsou v tarifu Tým, řetězce se dvěma nebo třemi kroky v tarifu Kancelář a vyšších.
• Zapnutí, vypnutí, oddělení povinností a pravidla mění jen vlastník organizace. Schvalovat může kdokoli, koho pravidlo určí – i člen.
• Vypnout schvalování jde vždy. Po přechodu na nižší tarif zůstává zapnuté schvalování i uložená pravidla v platnosti; jen je nejde upravovat nad rámec tarifu.
• Faktury, které při vypnutí na schválení čekají, zůstávají blokované, dokud o nich někdo nerozhodne nebo dokud vlastník schvalování u faktury nezruší (Zrušit schvalování s uvedeným důvodem).

Pravidla#

Pravidla tvoří seřazený seznam. Pro každou potvrzenou přijatou fakturu DOXIO prochází pravidla odshora a použije první zapnuté pravidlo, které sedí. Na fakturu, na kterou nesedí žádné pravidlo, se schválení nevztahuje.

Podmínky pravidla (všechny vyplněné musí platit současně, v seznamech stačí shoda s jednou položkou):

Pravidlo bez podmínek sedí na každou přijatou fakturu – hodí se jako poslední „všechno ostatní“.

Každé pravidlo má 1 až 3 kroky. V kroku vyberete konkrétní lidi, role (vlastník, správce, člen) nebo obojí; krok schválí kdokoli z nich. Pokud z kroku nezbyde nikdo (lidé odešli z organizace), schvalují vlastníci a správci.

Průběh schválení#

1. 1
   Když někdo potvrdí údaje přijaté faktury a sedí na ni pravidlo, vznikne žádost o schválení. Řetězec kroků se uloží tak, jak byl v tu chvíli – pozdější úprava pravidla běžící žádost nemění.
2. 2
   Schvalovatelé prvního kroku dostanou oznámení pod zvonečkem a podle svého nastavení oznámení i e-mail.
3. 3
   Schvaluje se v Kontrole dokladu, na kartě Údaje dokladu nebo na stránce Ke schválení. Ke schválení můžete napsat komentář.
4. 4
   Po schválení kroku přijde na řadu další krok. Po posledním kroku je faktura schválená – a pokud máte zapnuté automatické odeslání do ABRA Flexi, odešle se teprve teď.
5. 5
   Zamítnutí vyžaduje důvod. Údaje dokladu se vrátí do konceptu a ten, kdo fakturu nahrál a potvrdil, dostane oznámení s důvodem. Po opravě a novém potvrzení začíná nové schvalování.

Když údaje schvalované faktury vrátíte k úpravě, rozpracované schvalování se zruší a po novém potvrzení začne znovu. Celý průběh vidíte u dokladu i v historii aktivit.

Co schválení blokuje#

• Export do účetnictví – faktura bez schválení se do souboru nezahrne (důvod „Faktura čeká na schválení“ nebo „Faktura byla zamítnuta“).
• Odeslání do ABRA Flexi, ruční i automatické.
• Platby – neschválenou fakturu nejde zahrnout do platebního příkazu ani pro ni stáhnout QR Platbu.

Faktury potvrzené ještě před zapnutím schvalování se zpětně neschvalují.

Zástup v nepřítomnosti#

V Nastavení → Schvalování faktur si každý může nastavit zástupce a období (od–do). Vlastníci a správci ho mohou nastavit komukoli. V tom období může zástupce schvalovat všechno, co by schvaloval zastupovaný – u rozhodnutí je vidět „za koho“.

Oddělení povinností#

Volba je ve výchozím stavu zapnutá:

• kdo fakturu nahrál nebo potvrdil její údaje, ji nemůže schválit ani zamítnout (ani jako zástupce),
• jeden člověk rozhoduje nejvýše o jednom kroku téže žádosti.

Když oddělení povinností vyloučí všechny lidi z kroku (i jejich zástupce), schvalují vlastníci a správci, kteří vyloučení nejsou. Pokud nezbude ani nikdo z nich, u faktury se ukáže Nelze schválit — žádný oprávněný schvalovatel. Vlastník pak může rozhodnout výjimkou: musí napsat důvod a rozhodnutí se v historii aktivit zapíše jako přepsání oddělení povinností.