Zásady ochrany osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je Matěj Tomeček, fyzická osoba podnikající podle živnostenského zákona, IČO 22186603, se sídlem Fabiánka I 178, Kudlov, 760 01 Zlín, Česká republika, který službu provozuje pod značkou „DOXIO“ („my“). Kontaktovat nás můžete na hello@doxio.pro nebo poštou na výše uvedené adrese.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože jej GDPR v našem rozsahu nevyžaduje. Žádosti týkající se ochrany osobních údajů směřujte na hello@doxio.pro.

Jsme správcem osobních údajů, které potřebujeme k provozu samotné služby: údajů o účtu, organizaci a fakturaci, bezpečnostních a technických záznamů a auditních záznamů o podpisových událostech.

U dokumentů, které organizace nahrává, a u jmen, e‑mailových adres a dalších údajů, které zadává o svých příjemcích, podepisujících a klientech, je správcem tato organizace a my jednáme jako její zpracovatel podle naší Smlouvy o zpracování osobních údajů. Pokud jste dokument přes DOXIO obdrželi a máte dotazy k jeho obsahu nebo k tomu, proč organizace vaše údaje má, obraťte se prosím na tuto organizaci; s odpovědí jí pomůžeme.

Držitelé účtů (uživatelé a členové organizací): jméno, e‑mailová adresa, otisk hesla nebo způsob přihlášení, profilový obrázek, pokud jej přidáte, jazyk a časové pásmo, členství v organizaci a role a přihlašovací relace s jejich IP adresou a identifikátorem prohlížeče. Tyto údaje používáme k vytvoření a zabezpečení účtu, k přihlašování jednorázovými kódy a ke komunikaci o službě. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem na bezpečnosti služby (čl. 6 odst. 1 písm. f)). Poskytnutí těchto údajů je nutné k uzavření smlouvy; bez nich účet poskytnout nemůžeme.

Fakturace: tarif, stav předplatného, fakturační období, faktury a identifikátor vašeho zákaznického záznamu u našeho platebního zpracovatele Stripe. Údaje o kartě zadáváte přímo do platebního formuláře Stripe a na naše servery se nikdy nedostanou. Právní základ: plnění smlouvy a naše zákonná povinnost vést účetní záznamy (čl. 6 odst. 1 písm. c)).

Dokumenty, podpisy a pole: nahrané dokumenty, jejich otisky, obrázky podpisů a napsaná jména podepisujících, hodnoty vyplněné do polí a podepsaný výstup. U obsahu organizací jednáme jako zpracovatel (viz článek 2). Zpracováváme jej pouze za účelem poskytování služby. Právní základ u údajů, které zpracováváme jako správce: plnění smlouvy.

Auditní záznamy a důkazy o podpisu: u každého přístupu, zobrazení, ověření jednorázového kódu, podpisu, odmítnutí a administrativní akce zaznamenáváme čas, jednající osobu (účet nebo e‑mailovou adresu), IP adresu, identifikátor prohlížeče a otisk dotčené verze dokumentu. Tento záznam odolný proti manipulaci je to, co dává podpisu DOXIO důkazní hodnotu. Právní základ: plnění smlouvy a náš a našich zákazníků oprávněný zájem na tom, aby bylo možné prokázat, co, kým a kdy bylo podepsáno, a odhalit zneužití (čl. 6 odst. 1 písm. f)).

Technické a bezpečnostní údaje: serverové logy, čítače limitů požadavků a hlášení chyb. Hlášení chyb odesíláme poskytovateli monitoringu chyb s odstraněnými osobními údaji. Právní základ: náš oprávněný zájem na bezpečnosti, stabilitě a zlepšování služby.

Komunikace: e‑maily, které nám pošlete, a naše odpovědi. Právní základ: plnění smlouvy nebo náš oprávněný zájem na zodpovězení vaší žádosti.

Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování s právními nebo obdobně významnými účinky. Vaše údaje nepoužíváme k reklamě a neprodáváme je.

Pošle‑li vám organizace dokument přes DOXIO, obdržíme od ní vaše jméno a e‑mailovou adresu, abychom mohli doručit odkaz na dokument a případně jednorázový přístupový kód. Když dokument otevřete, vyplníte nebo podepíšete, získáváme přímo od vás čas, IP adresu, identifikátor prohlížeče, podpis, který nakreslíte nebo napíšete, hodnoty polí, které zadáte, a — pokud odmítnete — skutečnost, že jste odmítli.

Organizace, která vám dokument poslala, je správcem jeho obsahu a vašich kontaktních údajů. My jsme správcem auditního záznamu o podpisové události, který uchováváme, aby bylo možné podpis doložit v případě pozdějšího sporu, jak popisuje článek 6. Ve vztahu k tomuto záznamu máte práva popsaná v článku 7 a můžete je uplatnit na hello@doxio.pro; protože podepisující nemají účet, nelze žádosti podávat v aplikaci.

Zasíláme vám pouze zprávy potřebné k danému dokumentu: odkaz, přístupový kód, připomínky vyžádané odesílatelem, kopii podepsaného dokumentu a oznámení o výsledku. Podepisujícím nikdy nezasíláme obchodní sdělení.

Osobní údaje sdílíme pouze se zpracovateli uvedenými na stránce Sub‑procesoři, každým na základě písemných podmínek zpracování: hosting, databáze a úložiště souborů (Railway), zpracování plateb (Stripe), transakční e‑maily (Resend), serverový monitoring chyb (PostHog) a — jen u organizací, které zapnuly Vytěžování dokladů — vytěžování účetních dokladů pomocí AI (Mistral AI). Naše aplikace, databáze, úložiště souborů, odesílání e‑mailů, monitoring chyb i vytěžování pomocí AI jsou nastaveny v regionech Evropské unie.

Někteří z těchto poskytovatelů mají mateřské společnosti usazené mimo Evropský hospodářský prostor a přístup podpory ze třetí země nelze zcela vyloučit. Takové předání se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR), doplněné šifrováním při přenosu a řízením přístupu. Kopii doložek poskytneme na vyžádání.

V rámci služby jsou vaše údaje viditelné členům vaší organizace podle jejich role a příjemcům a podepisujícím, s nimiž dokument sdílíte. Zapnete‑li webhooky nebo používáte‑li API, události, které odesíláme na vámi nastavené adresy, obsahují jména a e‑mailové adresy dotčených podepisujících; za ně pak odpovídá provozovatel dané adresy.

Orgánům veřejné moci údaje zpřístupňujeme pouze tehdy, vyžaduje‑li to zákon.

Dokud je váš účet aktivní, uchováváme údaje o účtu, organizaci a dokumentech tak dlouho, dokud je ve službě máte. Dokumenty, klienty, šablony a členy můžete kdykoli smazat; smazané soubory jsou z úložiště vymazány a odpovídající záznamy odstraněny, s výjimkou auditních záznamů a důkazů o podpisu popsaných níže.

Smažete‑li účet nebo organizaci, běží 30denní ochranná lhůta, během níž lze smazání zrušit. Po ní trvale vymažeme soubory vašich dokumentů, nepodepsané dokumenty, šablony, záznamy klientů, branding, API klíče, webhooky a údaje o účtu.

U dokumentů, které byly podepsány, uchováváme po dobu 7 let od konce ochranné lhůty omezenou sadu důkazů o podpisu: jméno a e‑mailovou adresu podepisujícího, IP adresu a identifikátor prohlížeče použité k podpisu, čas podpisu, otisk podepsaného dokumentu a jméno a e‑mailovou adresu příjemce a u podpisů organizace jméno, funkci a záznam o potvrzení podepisující osoby (její e‑mailovou adresu, čas, IP adresu a identifikátor prohlížeče při potvrzení a text podpisového pověření, které přijala), spolu s auditním záznamem daného dokumentu odolným proti manipulaci. Pokud jste potvrdili podpisové pověření, byli jste k němu určeni nebo jste k němu někoho určili, uchováváme vaše jméno, e‑mailovou adresu a záznam o pověření (a u potvrzeného pověření také IP adresu a identifikátor prohlížeče při potvrzení) jako důkaz o podpisu po celou dobu existence záznamu organizace a 7 let po jejím smazání; záznam vašeho účtu po tuto dobu zůstává v uzamčeném stavu, i když svůj účet smažete, přihlašovací údaje a členství se však při smazání účtu vymažou. Uchováváme je proto, aby bylo možné v případě sporu prokázat existenci a neporušenost podpisu. Tuto dobu jsme zvolili sami s ohledem na obecné promlčecí lhůty smluvních nároků; zákon ji nepředepisuje. Právní základ: náš a našich zákazníků oprávněný zájem na uchování důkazů o uzavřených jednáních (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Po 7 letech jsou tyto důkazy trvale vymazány.

Faktury a účetní záznamy uchováváme po dobu stanovenou českými účetními předpisy. Přihlašovací relace vyprší automaticky; jednorázové kódy vyprší během minut a ukládají se pouze jako otisky. Záznamy o doručení webhooků uchováváme 30 dnů. Hlášení chyb uchovává náš poskytovatel monitoringu po omezenou dobu a neobsahují osobní údaje.

Podle GDPR máte právo:

• na přístup k osobním údajům, které o vás máme, a na jejich kopii;
• na opravu nepřesných údajů a doplnění neúplných údajů;
• na výmaz údajů, není‑li dán převažující důvod pro jejich uchování;
• na omezení zpracování v případech stanovených GDPR;
• získat údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, strojově čitelném formátu (přenositelnost);
• vznést námitku proti zpracování založenému na našich oprávněných zájmech; zpracování pak ukončíme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, nebo je zpracování nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Vlastníci a administrátoři účtů mohou v nastavení exportovat data své organizace — dokumenty, podpisy a auditní záznam — jako archiv ZIP a naplánovat tam smazání účtu nebo organizace. S jakoukoli jinou žádostí napište na hello@doxio.pro. Odpovídáme do jednoho měsíce; předem vás můžeme požádat o ověření totožnosti. Upozorňujeme, že důkazy o podpisu uchovávané podle článku 6 mohou být i přes žádost o výmaz zachovány, jsou‑li potřebné k doložení podpisu.

Máte také právo podat stížnost u českého dozorového úřadu, Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz, nebo u dozorového úřadu státu EU, kde žijete nebo pracujete.

Data jsou při přenosu šifrována (TLS). Každý dotaz je omezen na organizaci, které data patří, takže jeden zákazník se nikdy nedostane k datům jiného. Odkazy ke sdílení, jednorázové kódy a API klíče se ukládají pouze jako otisky. Externí příjemci dostávají soubory výhradně přes řízený přístup, nikdy přímým odkazem do úložiště. Auditní záznam je pouze pro připisování a hashově řetězený, takže změnu minulého záznamu lze odhalit. Přístup k produkčním systémům mají pouze osoby, které službu provozují, a je chráněn rolemi s nejnižšími potřebnými oprávněními. Naši poskytovatelé mají uznávané bezpečnostní certifikace; podrobnosti jsou na stránce Sub‑procesoři.

Dojde‑li k porušení zabezpečení osobních údajů, které pro vás pravděpodobně představuje vysoké riziko, budeme vás informovat bez zbytečného odkladu a tam, kde to GDPR vyžaduje, to oznámíme dozorovému úřadu.

DOXIO nabízí volitelný modul Vytěžování dokladů, který přečte účetní doklad, například fakturu nebo účtenku, a navrhne hodnoty pro účetní záznam. Ve výchozím stavu je vypnutý. Spustí se až poté, co ho vlastník organizace zapne a přijme text souhlasu, a týká se jen dokladů, které se organizace rozhodne vytěžit. Zaznamenáváme, kterou verzi textu souhlasu kdo a kdy přijal. Vlastník může modul kdykoli vypnout.

Při vytěžení odešleme soubor dokladu (PDF nebo obrázek) společnosti Mistral AI SAS se sídlem v Paříži ve Francii, která jej zpracuje v Evropské unii. Soubor posíláme uvnitř šifrovaného požadavku (TLS), nikdy jako veřejný odkaz. Účetní doklady mohou obsahovat osobní údaje obchodních partnerů organizace, například jména, adresy, IČO, čísla bankovních účtů a kontaktní údaje.

U tohoto obsahu je správcem organizace a my jednáme jako její zpracovatel podle Smlouvy o zpracování osobních údajů; Mistral AI je náš další zpracovatel. Zapnutím modulu nám vlastník dává doložený pokyn organizace zpracovávat její doklady tímto způsobem. Nejde o souhlas osob uvedených v dokladech; organizace dál odpovídá za vlastní právní základ zpracování jejich údajů, typicky za svou povinnost vést účetnictví.

Doklady ani vytěžené hodnoty nepoužíváme k trénování modelů AI. V produkčním provozu využíváme Mistral AI v placeném tarifu se smlouvou o zpracování osobních údajů a s vypnutým využitím zákaznických dat k trénování modelů.

Vytěžené hodnoty ukládáme jako součást záznamu dokladu. Jsou jen návrhem: člověk z organizace je musí zkontrolovat a potvrdit a nikdy nepřepíší údaje převzaté z ISDOC, z QR kódu platby ani údaje zadané ručně. Smažou se spolu s dokladem. Celý text rozpoznaný v dokladu neukládáme. U každého vytěžení uchováváme provozní údaje — poskytovatele, model, počet stran, výsledek, dobu zpracování a případný kód chyby — pro účely vyúčtování, limitů a podpory. Tyto údaje neobsahují obsah dokladu a vymažeme je spolu s ostatními daty organizace.

DOXIO používá pouze nezbytně nutné cookies a úložiště prohlížeče. Podrobnosti najdete v Zásadách používání cookies.

Změny těchto zásad zveřejňujeme na této stránce s novým datem účinnosti. O podstatných změnách informujeme vlastníky účtů e‑mailem před jejich účinností.