Platby a upomínky

Platby v DOXIO pracují s potvrzenými fakturami z Údajů dokladu. Z přijatých faktur připravíte soubor příkazů k úhradě pro vaši banku, u vydaných faktur sledujete, kdo je po splatnosti, a můžete mu poslat upomínku. Peníze nikam neodesíláme: soubor nahrajete do internetového bankovnictví sami.

Kdo může platby používat#

• Platby jsou součástí tarifu Tým a vyšších.
• V Nastavení → Účetnictví musí být zapnuté účetnictví.
• Platby vidí a ovládají jen vlastníci a správci organizace. Ostatní členové stránky plateb nevidí.

Do plateb se dostanou jen potvrzené faktury přijaté a vydané s kladnou částkou, které nejsou dobropisem a mají způsob úhrady převodem (nebo nevyplněný). Koncepty se nikdy neplatí.

Vlastní účty a výchozí datum#

V Nastavení plateb zadáte účty, ze kterých platíte (nejvýše 10). Stačí IBAN, nebo český tvar předčíslí-číslo/kód banky, který DOXIO převede na IBAN. Jeden účet je vždy výchozí. Pro formát ABO musí jít o český účet.

Tamtéž zvolíte výchozí datum splatnosti příkazu:

• Dnes,
• Následující pracovní den,
• Podle splatnosti faktur – nejbližší splatnost z vybraných faktur, nikdy však den v minulosti.

Datum se vždy posune na pracovní den (víkendy a české státní svátky včetně Velkého pátku a Velikonočního pondělí přeskočí). V dialogu příkazu ho můžete změnit; ABO ani SEPA nepřijmou datum v minulosti.

Příkazy k úhradě z přijatých faktur#

1. 1
   Otevřete Účetnictví → Platby.
2. 2
   Vyfiltrujte faktury a zaškrtněte ty, které chcete zaplatit.
3. 3
   Klikněte na Vytvořit platební příkaz, vyberte formát (ABO/KPC (CZK), SEPA pain.001 (EUR) nebo QR Platba – PDF), účet a datum a soubor stáhněte.
4. 4
   Soubor nahrajte do internetového bankovnictví a platby tam autorizujte.

Faktury zahrnuté do příkazu dostanou štítek Zahrnuto do platby. Zaplacené tím ještě nejsou – to označíte až podle výpisu (viz Označení zaplacených faktur).

Filtry#

Seznam můžete zúžit podle stavu (otevřené, zaplacené, vše), splatnosti (po splatnosti, splatné do N dní), klientského prostoru a klienta. Jeden příkaz smí obsahovat faktury jen v jedné měně.

Formáty souborů#

Faktura, kterou zvolený formát neumí (chybí nebo je neplatný účet, nepodporovaná měna, neplatný symbol), vytvoření příkazu zastaví a DOXIO ukáže, co je u které faktury špatně.

Upozornění u faktur#

Upozornění vytvoření příkazu neblokují, jen vás žádají o kontrolu:

• Chybí účet – na faktuře není IBAN ani číslo účtu.
• Účet není zveřejněný – dodavatel je plátce DPH, ale účet z faktury není mezi účty zveřejněnými v registru DPH. Za takovou platbu můžete ručit za jeho DPH.
• Nespolehlivý plátce DPH – dodavatel je v registru vedený jako nespolehlivý plátce.
• Už je v příkazu – faktura už byla zahrnuta do dřívějšího příkazu.
• Možná duplicita – jiná faktura stejného dodavatele se stejným variabilním symbolem a částkou je už zaplacená nebo v příkazu.
• Cizí měna v ABO – ABO umí jen koruny; pro eura použijte SEPA, pro jiné měny QR Platbu.
• Chybí splatnost – faktura nemá datum splatnosti.

Údaje z registrů se berou z mezipaměti ověření dokladu; když DOXIO o dodavateli nic neví, upozornění z registrů se nezobrazí.

Označení zaplacených faktur#

U jedné nebo více faktur zvolte Zaplaceno a zadejte den úhrady (výchozí je dnešek, budoucí datum nejde). Nezaplaceno stav vrátí; informace o zahrnutí do příkazu zůstane. Platí pro přijaté i vydané faktury – u vydané faktury označení zaplacením zastaví upomínky.

U faktury můžete doplnit také konstantní a specifický symbol a e-mail pro upomínky.

Historie příkazů#

Každý vytvořený příkaz se uloží na kartu Historie příkazů: formát, účet, datum, počet faktur a součet. Soubor se neukládá – při opětovném stažení ho DOXIO sestaví znovu ze stejných údajů, takže ABO i SEPA dostanete bajt po bajtu stejné jako poprvé (ověřuje se otiskem SHA-256). Změny faktur provedené po vytvoření příkazu se do staženého souboru nepromítnou.

Přehled splatností#

Přehled splatností ukazuje zvlášť závazky (přijaté faktury) a pohledávky (vydané faktury), vždy po měnách:

• kolik je otevřeno a kolik z toho je po splatnosti,
• co bude splatné v příštích 30 dnech, po jednotlivých dnech,
• součty po klientech (podle klienta prostoru, jinak podle odběratele či dodavatele) – nahoře ti s dluhy po splatnosti.

Zaplacené faktury se do přehledu nepočítají.

Upomínky#

Upomínky se posílají e-mailem odběratelům vydaných faktur, které jsou po splatnosti a nejsou označené jako zaplacené. Vydané faktury, jejich e-maily a odeslané upomínky najdete na kartě Vydané faktury.

Automatické upomínky#

Automatické upomínky jsou ve výchozím stavu vypnuté. Zapnete je v Nastavení plateb, kde také určíte, kolik dní po splatnosti se posílají – výchozí kroky jsou 3, 14 a 30 dní (nejvýše 6 kroků, 1–365 dní).

• DOXIO kontroluje faktury jednou denně ráno.
• Pošle vždy jen poslední kalendářní krok, který už nastal. Faktura 15 dní po splatnosti dostane upomínku 14denního kroku, ne zároveň i 3denního.
• Žádný krok se nepošle dvakrát a po odeslání vyššího kroku se nižší už neposílá.
• Kroky, jejichž den nastal před zapnutím upomínek, se automaticky neposílají. Zapnutím tak nezahltíte odběratele staršími fakturami; ručně jim upomínku poslat můžete.
• Když faktuře označíte Zaplaceno, další upomínky se zastaví.
• Když se odeslání nepovede, zkusí se znovu při dalším denním běhu.

Komu upomínka přijde#

Upomínka jde na e-mail vyplněný u platby faktury. Když tam žádný není, použije se e-mail klienta prostoru, do kterého faktura patří. Bez e-mailu se upomínka nepošle.

Jazyk a obsah#

Odběratelé z Česka a Slovenska (nebo bez uvedené země) dostanou upomínku česky, ostatní anglicky. Předmět a text můžete pro každý jazyk upravit; použít lze zástupné symboly {{cislo}}, {{castka}}, {{splatnost}}, {{vs}}, {{dnu_po_splatnosti}}, {{dodavatel}}, {{odberatel}} a {{ucet}}.

Upomínka obsahuje tabulku s platebními údaji a v příloze QR kód QR Platby na váš účet – ten z faktury, jinak výchozí účet z Nastavení plateb.

Ruční upomínka#

Tlačítkem Poslat upomínku pošlete upomínku hned, i když jsou automatické upomínky vypnuté. Jednu fakturu lze takto upomenout nejvýše jednou za 10 minut.

Odpovědi na upomínky#

V Nastavení plateb můžete vyplnit e-mail pro odpovědi. Když odběratel na upomínku odpoví, zpráva přijde na tuto adresu.