Archivace a skartační lhůty

Účetní a daňové doklady, mzdové záznamy nebo podklady k identifikaci klienta musíte ze zákona uchovávat několik let. DOXIO u každého dokumentu spočítá, do kdy ho musíte uchovat, nedovolí ho omylem smazat dřív a jednou za měsíc vlastníkům připomene, co už můžete vyřadit. Přehled najdete v Dokumenty → Archiv a skartace (vidí ho vlastníci a správci).

Skartační třídy a lhůty#

Pár upřesnění:

• Daňový doklad — zákon o DPH počítá 10 let od konce zdaňovacího období (měsíce nebo čtvrtletí). DOXIO počítá opatrněji od konce celého kalendářního roku, takže dokument podrží nejvýš o pár měsíců déle, nikdy kratší dobu.
• Mzdové listy se od 1. 1. 2023 uchovávají 45 let (dřív 30 let). Pro poživatele starobního důchodu zákon připouští 10 let, DOXIO ale neví, kdo důchodce je, a drží delší lhůtu. Sem patří i doklady o vzniku a skončení pracovního poměru.
• Smlouvy — obecná promlčecí lhůta je 3 roky, objektivní 10 let, u škody způsobené úmyslně 15 let. Pokud se vás týká delší lhůta, prodlužte si ji v nastavení.
• AML se týká jen povinných osob podle zákona proti praní peněz (např. účetní, daňoví poradci, advokáti, realitní zprostředkovatelé).
• Když dokument slouží několika účelům, platí nejdelší lhůta (§ 32 zákona o účetnictví).

Jak DOXIO třídu určí#

Třída se určí automaticky a vy ji můžete kdykoli změnit:

1. 1
   Údaje dokladu — faktura nebo pokladní doklad s vyplněnými údaji je u plátce DPH daňový doklad, u neplátce účetní doklad. Rozhoduje nastavení Plátce DPH v nastavení účetnictví. Lhůta se počítá od data uskutečnění zdanitelného plnění, jinak od data vystavení, jinak od data nahrání.
2. 2
   Prostor — dokument na nástěnce mzdového prostoru nebo prostoru pro nástup zaměstnance je automaticky mzdový doklad. U ostatních šablon třídu jen doporučíme (právní věci a reality → smlouva, onboarding klienta → AML identifikace, účetnictví → účetní doklad) a použije se, až ji pro sekci vyberete v Archiv a skartace → Nastavení. Jinak by se každý koncept nebo omylem nahraný soubor v takovém prostoru musel uchovávat.
3. 3
   Ručně — v detailu dokumentu na kartě Historie → Archivace a skartace, nebo hromadně: vyberte dokumenty v seznamu Dokumenty (nebo v Archivu) a zvolte Skartační třída.

Ruční třída lhůtu nikdy nezkrátí. Když fakturu označíte jako „Ostatní“, pořád platí 10 let jako daňový doklad.

Datum „Uchovat do“#

„Uchovat do“ je poslední den, kdy musíte dokument ještě mít. Od následujícího dne ho můžete vyřadit.

• U smlouvy a AML identifikace lhůta běží od data, které zadáte (Datum skončení smlouvy, Datum skončení obchodního vztahu). Dokud ho nevyplníte, dokument se uchovává a stav je Lhůta zatím neběží.
• Uchovat nejméně do lhůtu jen prodlouží — třeba když pohledávka ještě není zaplacená nebo běží reklamace (§ 32 odst. 3 zákona o účetnictví). Kratší datum se neuplatní.
• Lhůta v letech končí dnem se stejným číslem. Když takový den v měsíci není (29. února), končí posledním dnem měsíce (§ 605 občanského zákoníku).
• U účetních, daňových a mzdových dokladů, účetní závěrky a AML identifikace zadané datum lhůtu jen prodlouží. Počítá se od pozdějšího z data dokladu (DUZP, vystavení nebo nahrání) a data, které zadáte.

Kdo může lhůtu zkrátit#

Každou změnu, která by lhůtu zkrátila, může udělat jen vlastník organizace. Patří sem změna třídy na kratší, dřívější datum skončení smlouvy nebo vztahu (i první zadání data u smlouvy, která zatím neběží), zrušení data „Uchovat nejméně do“, výchozí třída sekce, konec účetního období, vypnutí Plátce DPH a odebrání nebo změna údajů dokladu s dřívějším datem. Správce uvidí hlášku, že změnu musí udělat vlastník. Prodloužit lhůtu může i správce.

Právní blokace#

Blokace zakáže smazat dokument úplně — i po skončení lhůty a i vlastníkovi. Hodí se při sporu, kontrole z finančního úřadu nebo soudním řízení.

1. 1
   Otevřete dokument, kartu Historie a sekci Archivace a skartace.
2. 2
   Klikněte na Zablokovat mazání a napište důvod.

Blokaci může nastavit vlastník nebo správce, zrušit ji může jen vlastník. Obojí se zapíše do historie organizace.

Smazání dokumentu před koncem lhůty#

Dokument ve lhůtě jde smazat jen výjimečně — třeba duplikát nahraný omylem:

• Smazat ho může jen vlastník organizace a musí napsat důvod (aspoň 10 znaků). Důvod, třída a datum „Uchovat do“ se zapíšou do historie organizace.
• Správce uvidí upozornění a smazání nedokončí.
• Hromadné smazání dokumenty ve lhůtě a v blokaci vždy přeskočí a jen je započítá.

Skartační návrh#

Záložka Archiv a skartace → Skartační návrh ukazuje dokumenty, kterým lhůta skončila. Dokumenty v blokaci tu nejsou a podepsané dokumenty také ne — ty DOXIO nemaže nikdy.

1. 1
   Projděte návrh. Můžete si ho stáhnout jako CSV a nechat schválit.
2. 2
   Vyberte dokumenty, které chcete vyřadit, a klikněte na Skartovat vybrané.
3. 3
   Volitelně napište poznámku (např. číslo skartačního řízení) a potvrďte.

DOXIO před smazáním každý dokument znovu zkontroluje. Do historie organizace zapíše skartační záznam se seznamem smazaných dokumentů a poznámkou. Nic se nikdy nesmaže samo.

Měsíční upozornění#

Jednou za měsíc DOXIO spočítá lhůty znovu a vlastníkům organizace pošle oznámení (a e-mail), u kolika dokumentů nově skončila lhůta. Vypnout ho můžete v Archiv a skartace → Nastavení, e-mail samotný v nastavení oznámení.

Nastavení#

V Archiv a skartace → Nastavení (vlastník nebo správce):

• Konec účetního období — prosinec pro kalendářní rok, jinak měsíc, kterým končí váš hospodářský rok.
• Délka lhůt — lhůtu každé třídy můžete prodloužit. Kratší než zákonnou nastavit nejde. Třídě „Ostatní“ můžete dát vlastní lhůtu (počítá se od konce roku nahrání).
• Výchozí třídy v prostorech — třída pro dokumenty v jednotlivých sekcích prostorů.

V Archivu si dokumenty vyfiltrujete podle třídy a stavu (např. K vyřazení letos) a seznam stáhnete jako CSV.

Smazání organizace#

Smazání organizace je vaše žádost o výmaz dat. DOXIO ho provede i u dokumentů, které musíte ještě uchovávat — povinnost je uchovat ale zůstává vám. Proto vás formulář pro smazání organizace upozorní, kolik takových dokumentů máte, a nabídne export dat. Stáhněte si ho dřív, než organizaci smažete.