Od nahraného PDF po podepsanou kopii s certifikátem

Dokument otevře jen ten, komu patří

Odkaz pro jednoho příjemce

Každé sdílení patří jedné e-mailové adrese a po nastaveném počtu dní přestane platit.

Jednorázový kód z e-mailu

Před otevřením dokumentu příjemce zadá šestimístný kód. Ukládáme ho jen jako hash a počet pokusů je omezený.

Žádné přímé adresy souborů

Soubor se načítá přes chráněný stream vázaný na konkrétní sdílení. Veřejný ani předem podepsaný odkaz nevzniká.

Podpis v prohlížeči, na přesně sdílenou verzi

Napsáním jména nebo tahem

Podepisující napíše jméno, nebo se podepíše prstem či myší. Nic neinstaluje, celý postup zvládne i z klávesnice.

Pole k vyplnění

Text, datum a zaškrtávací políčko umístíte na stránku vedle podpisu. Hodnoty se propíší do PDF i do certifikátu.

Vázáno na verzi

Podepsat jde jen ta verze, která byla sdílena, ověřená kontrolním součtem. Podepsaná kopie se ukládá zvlášť a nikdy se nepřepisuje.

Vidíte, kdo podepsal a kdo je na řadě

Až 10 podepisujících

Podepisující se střídají v pevném pořadí, nebo podepisují souběžně.

Připomínky odcházejí samy

Když klient nepodepíše, DOXIO mu po zvoleném počtu dní pošle připomínku.

Klienti a tým

Dokumenty třídíte podle klientů. Kolegy pozvete s rolí vlastník, správce nebo člen, vše v jedné oddělené organizaci.

Podklady od klientů v jednom prostoru, ne v e-mailu

Klient nahrává sám

Smlouvy, plné moci, faktury i potvrzení o vstupní prohlídce nahraje rovnou do svého prostoru jako PDF nebo fotku. Fotku DOXIO převede na PDF.

Tabule podle toho, co děláte

Začnete z předvolby pro účetnictví, advokátní spis, prodej nemovitosti, nástup zaměstnance nebo příjem nového klienta, případně z vlastní šablony. Prostor může mít víc sekcí, třeba Doklady a Smlouvy, každou s vlastní tabulí.

Seznam dokumentů, které potřebujete

Vypíšete, co od klienta chcete, třeba výpis z LV, energetický štítek a kupní smlouvu, a ke každé položce dáte termín. Klient nahrává přímo k položkám a vy je schválíte. Oba vidíte, co ještě chybí.

Měsíční podklady s připomínkou

Výpis z banky a faktury každý měsíc do 10. dne? Požadavek nastavíte jednou. DOXIO ho každý měsíc vystaví znovu a klientovi e-mailem připomene, co ještě nenahrál.

Komentáře místo e-mailového ping-pongu

Když u dokumentu něco chybí, napíšete to přímo k němu. Klientovi přijde e-mail, odpoví ve svém prostoru a domluva zůstane u dokumentu. Interní poznámky klient nevidí.

Portál bez účtů a hesel

Klienta pozvete e-mailem. Přihlásí se šestimístným kódem z e-mailu a vidí jen prostory, do kterých ho pozvete. Od plánu Tým nese portál logo a barvu vaší kanceláře.

Klientské prostory jsou ve všech plánech, plán určuje, kolik jich může být aktivních najednou.

Ke každému podpisu certifikát a auditní stopa

Certifikát podpisu

Kdo podepsal, kdy, z jaké IP adresy a zařízení a jaký přesně dokument. Na konci PDF, od plánu Tým i jako samostatný soubor.

Auditní stopa, do které lze jen přidávat

Každá událost nese otisk té předchozí. Přepsání historie zablokuje databáze, takže jakýkoli zásah je vidět.