Klientský portál

Klientský portál je stránka, přes kterou klient pracuje se svým klientským prostorem. Nepotřebuje účet ani heslo: přihlásí se jednorázovým kódem z e-mailu. V portálu vidí, co od něj potřebujete, nahrává dokumenty (i vyfocené telefonem), sleduje jejich stav a odpovídá na vaše dotazy.

Pozvání klienta do portálu#

Do portálu se dostane jen ten, koho pozvete jako kontakt prostoru. Pozvat mohou vlastníci a správci organizace.

1. 1
   Otevřete prostor klienta v části Prostory.
2. 2
   V záhlaví klikněte na Pozvat klienta (stejné tlačítko je i v Nastavení → Kontakty klienta).
3. 3
   Vyplňte E-mail kontaktní osoby.
4. 4
   Volitelně vyplňte Jméno. Uvidíte ho u nahraných souborů a komentářů.
5. 5
   Zvolte Jazyk e-mailů a portálu (čeština nebo angličtina).
6. 6
   Klikněte na Poslat pozvánku.

Klient dostane e-mail s předmětem „Vaše kancelář vás zve do sdíleného prostoru“ a tlačítkem Otevřít prostor. V e-mailu je i upozornění, že heslo nepotřebuje a přihlásí se jednorázovým kódem.

• Do jednoho prostoru můžete pozvat víc lidí od klienta (například jednatele a účetní firmy), nejvýš 20 kontaktů.
• Pokud se pozvánku nepodaří odeslat, kontakt se přesto přidá a zobrazí se hláška s výzvou použít Poslat pozvánku znovu.
• Jednu e-mailovou adresu můžete pozvat do více prostorů. Klient pak po přihlášení vybírá ze seznamu svých prostorů.
• Do archivovaného prostoru pozvat nelze.

Správa kontaktů#

Pozvané kontakty najdete v Nastavení → Kontakty klienta. U každého je stav a datum pozvánky nebo posledního přihlášení.

• Poslat pozvánku znovu pošle stejný e-mail ještě jednou, třeba když pozvánka skončila ve spamu.
• Odebrat okamžitě ukončí přístup do portálu. Soubory a komentáře, které kontakt nahrál, na nástěnce zůstanou. Odebraný kontakt můžete později pozvat znovu.

Jak se klient přihlásí#

1. 1
   Klient klikne v pozvánce na Otevřít prostor.
2. 2
   Na stránce Přihlášení do klientského prostoru zadá e-mail, na který mu přišla pozvánka, a klikne na Poslat kód.
3. 3
   Do pole Šestimístný kód opíše kód z e-mailu a přihlásí se.

Kód platí 10 minut a dá se použít jen jednou. Nový kód lze poslat po krátkém odpočtu tlačítkem Poslat nový kód, nejvýš 5 kódů za hodinu. Přihlášení vydrží 8 hodin, pak klient zadá nový kód. Klient má přístup jen do prostorů, kam ho kancelář pozvala; pokud jich má víc, vybírá je v přehledu Vaše prostory a mezi nimi přepíná odkazem Ostatní prostory.

Jazyk portálu si klient může kdykoli přepnout přepínačem EN / CS v záhlaví.

Co klient v portálu vidí#

Stránka prostoru má shora tyto části:

• název prostoru a „Prostor spravuje název kanceláře“,
• Co od vás potřebujeme – otevřené požadavky (zobrazí se, jen když nějaké jsou),
• Nahrát dokumenty – místo pro nahrání souborů,
• Potřebuje vaši odpověď – dokumenty ve sloupcích, u kterých jste zapnuli upozornění klienta,
• Dokumenty (případně Ostatní dokumenty) – všechny ostatní dokumenty na nástěnce prostoru.

U každého dokumentu klient vidí název, stav (název sloupce, ve kterém dokument je), datum a kdo ho nahrál. Dokument si může Zobrazit nebo Stáhnout.

Klient naopak nevidí štítky, interní poznámky označené Jen pro kancelář, dokumenty odebrané z nástěnky ani nic z jiných prostorů. Karty přesouvat ani mazat nemůže.

Požadavky v portálu#

V části Co od vás potřebujeme klient vidí každý požadavek s popisem, termínem a stavem:

Soubor klient nahraje přímo k požadavku tlačítkem Nahrát soubor (na telefonu i Vyfotit). Nahrané soubory vidí pod požadavkem v seznamu Odeslané soubory.

Když požadavek vrátíte, klient u něj uvidí „Vráceno k doplnění“ s vaší poznámkou a výzvu, aby dokument nahrál znovu. Zároveň mu přijde e-mail.

Jak požadavky zadávat a schvalovat, popisuje článek Klientské prostory.

Nahrávání dokumentů#

V části Nahrát dokumenty klient přetáhne soubory myší, nebo klikne na Vybrat soubory. Podporované formáty:

• PDF do 50 MB,
• fotky JPG a PNG do 20 MB (převedou se na PDF),
• elektronické faktury ISDOC, pokud má kancelář zapnuté účetnictví.

Každý soubor se stane samostatným dokumentem a objeví se ve vstupním sloupci výchozí sekce prostoru. Odpovědná osoba prostoru (nebo vlastníci a správci) dostane e-mail, že klient něco nahrál. Nahraný soubor klient sám smazat nemůže; pokud nahrál něco omylem, napište mu, nebo dokument odeberte z nástěnky.

Nahrávání z telefonu#

Na telefonu nebo tabletu se zobrazí tlačítko Vyfotit doklad. Klient může vyfotit doklad o více stranách postupně a DOXIO je odešle jako jedno PDF (nejvýš 30 stran). U požadavku je k dispozici tlačítko Vyfotit.

Portál si klient může přidat na plochu telefonu (v prohlížeči volbou Přidat na plochu) a otevírat ho jako aplikaci Klientský prostor. Funguje jen s připojením k internetu.

Zprávy k dokumentům#

Po rozkliknutí dokumentu klient vidí Zprávy s kanceláří a pole Zpráva pro kancelář. Zpráva může mít nejvýš 2 000 znaků a odesílá se tlačítkem Odeslat. O odpovědi klienta dostane e-mail odpovědná osoba prostoru, případně vlastníci a správci.

Typický postup, když vám u dokumentu něco chybí:

1. 1
   V detailu karty napište klientovi komentář (bez zaškrtnutí Jen pro kancelář).
2. 2
   Kartu přesuňte do sloupce s upozorněním klienta, například Potřebuje objasnit.
3. 3
   Klient dostane e-mail a v portálu dokument uvidí nahoře v části Potřebuje vaši odpověď.
4. 4
   Po odpovědi kartu přesuňte dál.

E-maily, které klient dostává#

Všechny e-maily chodí v jazyce zvoleném u kontaktu:

• pozvánka do prostoru,
• přihlašovací kód,
• upozornění, že jste dokument přesunuli do sloupce s upozorněním klienta,
• upozornění na váš komentář (interní poznámky ne),
• vrácení požadavku s vaší poznámkou,
• u opakovaných požadavků připomínka před termínem a upozornění po termínu.

Vzhled portálu#

Na tarifu Tým a vyšším může portál, e-maily i podpisové stránky nést vaše logo a barvy a lze skrýt řádek „Běží na DOXIO“. Bez vlastního brandingu je v záhlaví portálu logo DOXIO a text uvádí název vaší organizace. Nastavení najdete v Nastavení → Branding, tarify v článku Předplatné a tarify.

Řešení potíží#

• Klientovi nepřišla pozvánka ani kód. Ať se podívá do nevyžádané pošty. Ověřte v Kontaktech klienta, že adresa je správně, a použijte Poslat pozvánku znovu. Portál z bezpečnostních důvodů neprozrazuje, jestli je adresa pozvaná: kód přijde jen na adresu, která je kontaktem aktivního prostoru.
• Kód není platný. Portál z bezpečnostních důvodů hlásí stejnou chybu pro špatný, starý i propadlý kód. Kód platí 10 minut a po 5 chybných pokusech přestane platit. Ať klient použije kód z nejnovějšího e-mailu, nebo si pošle nový.
• Příliš mnoho pokusů. Klient si vyžádal příliš mnoho kódů. Ať pár minut počká.
• Prostor není k dispozici. Klient je přihlášený jinou adresou, než na kterou přišla pozvánka, nebo jste ho z prostoru odebrali, nebo je prostor archivovaný.
• Nahrávání je teď pozastavené. Předplatné vaší organizace není aktivní. Klient si dokumenty může dál prohlížet a stahovat, nahrávat a odpovídat ale nemůže, dokud předplatné neobnovíte.
• Obsah souboru neodpovídá jeho příponě. Soubor není skutečné PDF, JPG nebo PNG (například přejmenovaný soubor). Klient ho musí uložit ve správném formátu.
• Soubor se nepodařilo zpracovat. PDF je nejspíš poškozené nebo chráněné heslem.