Hledání, uložené pohledy a hromadné akce

Tři nástroje pro práci s větším množstvím dokumentů: hledání napříč celou organizací, uložené pohledy pro filtry, které používáte pořád dokola, a hromadné akce pro úpravu více karet nebo dokumentů jedním krokem.

Hledání#

Hledání otevřete zkratkou Ctrl+K (na Macu ⌘K) na kterékoli stránce aplikace, nebo políčkem Hledat v horní liště. Na telefonu je to ikona lupy.

Hledá se v:

• Dokumentech — název, název souboru a text uvnitř PDF,
• Klientech — jméno, firma, IČO, DIČ a e-mail,
• Prostorech — název (archivované prostory jsou na konci seznamu),
• Účetních dokladech — číslo dokladu, variabilní symbol, protistrana, její IČO a částka,
• Komentářích u karet v prostorech, včetně interních poznámek,
• Šablonách dokumentů a šablonách nástěnek.

Na velikosti písmen a diakritice nezáleží: „zaloha“ najde „Záloha“. Stačí začátek slova, „fakt“ najde „Faktura“. Překlep v delším slově hledání většinou ještě zvládne. IČO, variabilní symbol nebo číslo dokladu zadejte celé, přesná shoda se zobrazí jako první. Částku můžete psát s mezerami i s desetinnou čárkou, například 12 500,50.

Výsledky se řadí podle typu. Šipkami vyberete výsledek a Enterem ho otevřete, Esc hledání zavře. Zobrazit všechny výsledky otevře stránku se všemi výsledky a s filtrem podle typu.

Bez napsaného výrazu nabízí okno rychlé příkazy, například Nový prostor, Nahrát dokument nebo Přejít na klienty. Uvidíte jen ty, na které máte oprávnění. Posledních několik hledání si pamatuje jen váš prohlížeč; na server se neukládají a smažete je tlačítkem v okně hledání.

Hledání ukazuje jen to, co smíte otevřít i jinde v aplikaci. Účetní doklady se hledají, jen když má organizace zapnuté účetnictví. Pokud má organizace zapnuté, že členové vidí jen přiřazené prostory, nenajdou členové ani prostory, karty a komentáře z ostatních prostorů. Viz Tým a role.

Text uvnitř PDF DOXIO přečte po nahrání. U skenů bez textové vrstvy se hledá jen podle názvu. Z dlouhých dokumentů se čte prvních 60 stran.

Uložené pohledy#

Pohled si zapamatuje filtry a řazení seznamu, takže je příště otevřete jedním klepnutím. Pohledy fungují v Dokumentech (stav a složka) a v prostoru na záložkách Seznam (všechny filtry a řazení) a Nástěnka (vybraná sekce).

1. 1
   Nastavte filtry, například v Dokumentech Stav → Odesláno, nebo v seznamu prostoru Termín → Po termínu.
2. 2
   Nad seznamem klikněte na Uložit pohled.
3. 3
   Zadejte název. Vlastníci a správci mohou zaškrtnout Sdílet s celým týmem.
4. 4
   V prostoru můžete zaškrtnout Použít ve všech prostorech. Volba se nabízí, jen když filtry neodkazují na konkrétní sekci, sloupec ani kontakt klienta.
5. 5
   Klikněte na Uložit.

Připnuté pohledy jsou nad seznamem. Kliknutím pohled otevřete, dalším kliknutím ho zrušíte. V nabídce Pohledy najdete i odepnuté pohledy a u každého Připnout/Odepnout, Přejmenovat, Uložit aktuální filtry a Smazat.

• Osobní pohledy vidíte jen vy. Sdílené vidí všichni členové organizace, upravovat je mohou vlastníci a správci.
• Pro každý seznam můžete mít nejvýš 20 osobních pohledů a organizace 20 sdílených.
• Smazáním pohledu se žádné dokumenty ani karty nezmění.

Hromadné akce v prostoru#

Na Nástěnce i v Seznamu klikněte na Vybrat. Klepnutím pak karty vybíráte. Shift+klik vybere rozsah, Ctrl+A (⌘A) vybere všechny zobrazené karty a Esc výběr zruší. Na telefonu výběr zapnete dlouhým podržením karty.

Lišta s počtem vybraných položek nabízí:

• Přesunout do sloupce — karty se přidají nahoru do vybraného sloupce. Když sloupec upozorňuje klienta, dostane klient na celé přesunutí jeden e-mail.
• Přidat štítek / Odebrat štítek.
• Nastavit termín / Zrušit termín.
• Exportovat do účetnictví — otevře běžný export jen s vybranými doklady. Viz Nastavení účetnictví.
• Vytěžit AI — nejvýš 25 dokladů najednou. Doklady se 3 a více stranami se hromadně nevytěžují, stránky u nich vyberte v detailu dokladu. Každé vytěžení se počítá do měsíčního limitu, viz AI vytěžování.
• Odebrat z nástěnky — dokumenty zůstanou v Dokumentech.
• Smazat dokumenty — podepsané dokumenty, dokumenty s aktivním odkazem k podpisu a dokumenty v právní blokaci nebo ve skartační lhůtě (Archivace a skartační lhůty) se přeskočí.

Hromadné akce v prostoru mohou dělat vlastníci a správci. Najednou lze vybrat nejvýš 100 karet. Po dokončení DOXIO napíše, kolik položek změnil a kolik a proč přeskočil. Každá změněná karta se zapíše do Aktivity stejně, jako kdybyste ji upravili samostatně.

Hromadné akce v Dokumentech#

V seznamu Dokumenty zaškrtněte dokumenty v prvním sloupci (Shift+klik vybere rozsah, zaškrtávátko v záhlaví vybere všechny zobrazené). Lišta nabízí:

• Stáhnout ZIP — nejvýš 50 dokumentů a 200 MB najednou. U podepsaných dokumentů je v ZIPu podepsaná verze. Stahovat mohou všechny role.
• Přesunout do složky — jen vlastníci a správci.
• Smazat — jen vlastníci a správci; podepsané dokumenty, dokumenty s aktivním odkazem k podpisu a dokumenty v právní blokaci nebo ve skartační lhůtě se přeskočí.
• Skartační třída — jen vlastníci a správci; nastaví třídu pro výpočet skartační lhůty (Archivace a skartační lhůty).