Tým a role

Kolegy zvete do organizace v Nastavení → Tým. Každý člen má jednu ze tří rolí — Vlastník, Správce nebo Člen — a podle ní DOXIO rozhoduje, co v organizaci smí dělat. Počet členů omezuje počet míst ve vašem tarifu.

Role a co smějí#

• Vlastník — organizaci založil a má všechna oprávnění včetně těch, která má jen on.
• Správce — pracuje s dokumenty, klienty a prostory a spravuje organizaci (tým, předplatné, branding, účetnictví, API).
• Člen — vidí dokumenty, klienty a prostory, ale nic nezakládá, neodesílá ani nemění.

Některé funkce navíc závisí na tarifu, například vynucení dvoufázového ověření nebo hromadné odeslání. Přehled najdete v článku Předplatné. Pokud platba za předplatné neproběhne nebo předplatné skončí, je organizace pro všechny role jen pro čtení.

Jak pozvat kolegu#

Zvát mohou vlastník a správce.

1. 1
   Otevřete Nastavení → Tým.
2. 2
   V části Pozvat kolegu vyplňte E-mail kolegy.
3. 3
   V poli Role vyberte Člen nebo Správce.
4. 4
   Klikněte na Odeslat pozvánku.

Kolega dostane e-mail s odkazem na přijetí pozvánky. Odkaz ho zavede na přihlášení — pokud účet v DOXIO ještě nemá, založí si ho přes Vytvořit účet. Pak pozvánku přijme tlačítkem Přijmout a pokračovat. Přihlásit se musí stejným e-mailem, na který pozvánka přišla.

Neodpovězené pozvánky najdete v části Čekající pozvánky i s datem, kdy vyprší. Pozvánku zrušíte tlačítkem Zrušit. Pokud pozvánka vyprší, pošlete novou.

Jak změnit roli nebo odebrat člena#

Vlastník a správce mohou měnit role ostatních členů. Nejde změnit vlastní roli ani roli vlastníka.

1. 1
   Otevřete Nastavení → Tým.
2. 2
   V seznamu Členové u kolegy vyberte v poli role Člen nebo Správce. Změna se uloží hned.
3. 3
   Pro odebrání klikněte na Odebrat a potvrďte. Člen tím ztratí přístup do organizace a uvolní místo.

Místa v tarifu#

Nahoře na stránce Tým vidíte, kolik míst je obsazeno, např. „Využito 3 z 5 míst“. Při zvaní se do obsazených míst počítají i čekající pozvánky. Místo se skutečně obsadí, když kolega pozvánku přijme.

Když jsou všechna místa obsazená, místo formuláře pro pozvání uvidíte zprávu „Všechna místa vašeho tarifu jsou obsazená.“ Máte tři možnosti:

• dokoupit jedno místo tlačítkem Dokoupit místo za … přímo na stránce Tým,
• přejít na vyšší tarif tlačítkem Změnit tarif,
• odebrat člena, který už přístup nepotřebuje.

Kolik míst který tarif obsahuje a kolik stojí další místo, popisuje Předplatné.

Tým prostoru#

Každý klientský prostor má svůj tým: jednu odpovědnou osobu a libovolné kolegy, kteří na něm pracují. Klient tým nevidí.

1. 1
   Otevřete prostor a přepněte na záložku Nastavení.
2. 2
   V části Tým vyberte Odpovědnou osobu. Dostává e-mail, když klient něco nahraje nebo odpoví. Když nikdo vybraný není, e-maily chodí vlastníkům a správcům.
3. 3
   V seznamu Členové týmu zaškrtněte kolegy, kteří na prostoru pracují. Vlastníci a správci mají u jména „vidí vše“: prostor uvidí vždy, i když v týmu nejsou.
4. 4
   Klikněte na Uložit tým.

Tým je vidět v záhlaví prostoru a v seznamu Prostory jako kolečka s iniciálami; odpovědná osoba je první a má modrý okraj. Tým může mít nejvýše 50 členů. Tým nastavují vlastník a správce, každá změna se zapisuje do Aktivity.

Přístup k prostorům#

Ve výchozím nastavení vidí všechny klientské prostory každý v organizaci. Pokud chcete, aby kolegové s rolí Člen viděli jen prostory, na kterých pracují:

1. 1
   Otevřete Nastavení → Tým.
2. 2
   V části Přístup k prostorům zapněte Členové vidí jen přiřazené prostory.

Člen pak uvidí jen prostory, ve kterých je odpovědnou osobou nebo v týmu: v seznamu prostorů, na nástěnce, u karet, v požadavcích, u klienta i ve vyhledávání. Ostatní prostory se pro něj chovají, jako by neexistovaly. Vlastníci a správci vidí vždy všechny prostory.

Zapnout to může vlastník nebo správce od tarifu Tým. Vypnout to jde kdykoli a na jakémkoli tarifu. Když přejdete na nižší tarif, zapnuté omezení zůstane v platnosti, dokud ho nevypnete.

Řešení potíží#

„Tato pozvánka vypršela, byla zrušena nebo již byla přijata.“ Požádejte vlastníka nebo správce o novou pozvánku.

„Tato pozvánka je pro …, ale jste přihlášeni jako …“ Odhlaste se a přihlaste se e-mailem, na který pozvánka přišla.

Nevidím formulář pro pozvání. Máte roli Člen. Požádejte vlastníka nebo správce o pozvání kolegy nebo o změnu své role.

Zabezpečení účtů členů popisuje článek Dvoufázové ověření a přístupové klíče.