Vytěžování dokladů pomocí AI

Modul Vytěžování dokladů (AI) přečte nahranou fakturu nebo účtenku a předvyplní Údaje dokladu: dodavatele, IČO, data, částky a DPH. AI vyplní jen prázdná pole a nic za vás nepotvrdí – údaje zůstanou jako koncept, dokud je nezkontrolujete. Modul je zatím ve verzi Beta.

Co je potřeba#

• Zapnuté účetnictví – AI plní Údaje dokladu, bez nich nemá co vyplnit. Zapnete ho v Nastavení → Účetnictví.
• AI balíček – vytěžování je placený doplněk k předplatnému. Bez balíčku modul nejde zapnout.
• Vlastník organizace – modul může zapnout a vypnout jen vlastník. Správci stav vidí, ale nemohou ho měnit.

AI balíčky#

Balíček vyberete v Nastavení → Předplatné v části AI vytěžování dokladů. Koupit, změnit nebo zrušit ho může vlastník nebo správce. Účtuje se spolu s předplatným ve stejném období (měsíčně nebo ročně).

Při ročním placení zaplatíte desetinásobek měsíční ceny. Balíček lze přikoupit k jakémukoli tarifu.

Koupi nebo navýšení balíčku vyúčtujeme hned (poměrnou část do konce období). Snížení ani zrušení se nepřepočítává a nic se nevrací: zrušený zaplacený balíček platí do konce období, nezaplacený přestane platit hned. Ve zkušební době můžete vytěžit nejvýš 50 stran, ať máte vybraný jakýkoli balíček.

Počítá se každá zpracovaná stránka – jen strany, které AI skutečně čte. Z jednoho dokladu AI přečte nejvýš 5 vybraných stran (potřebujete-li víc, napište nám a limit vám upravíme, nejvýš na 8): doklad o jedné nebo dvou stranách celý, u delšího jen strany, které vyberete. Ostatní strany se nikam neposílají a nepočítají se. Když vytěžení selže, strany se do limitu vrátí. Po vyčerpání limitu se vytěžování do konce měsíce zastaví – nic se nedoúčtuje. Počítadlo se nuluje prvního dne v měsíci (podle českého času). Kolik stran jste spotřebovali, uvidíte v Nastavení → Moduly v části Využití tento měsíc.

Jak modul zapnout#

1. 1
   Zkontrolujte, že máte zapnuté účetnictví a vybraný AI balíček.
2. 2
   Otevřete Nastavení → Moduly a najděte kartu Vytěžování dokladů (AI).
3. 3
   Přečtěte si text v části Souhlas se zpracováním.
4. 4
   Zaškrtněte Jako vlastník organizace s textem souhlasu (verze …) souhlasím.
5. 5
   Klikněte na Zapnout vytěžování.

Na kartě pak uvidíte, od kdy je modul zapnutý a kdo souhlas potvrdil. Vypnout ho jde kdykoli tlačítkem Vypnout – další doklady se už posílat nebudou a hodnoty, které AI vyplnila, v Údajích dokladu zůstanou.

Jak vytěžování spustit#

Automaticky v klientském prostoru#

Doklady o jedné nebo dvou stranách nahrané do sekce označené Doklady pro účetnictví v klientském prostoru se vytěží samy, hned po načtení ISDOC a QR kódu. Na kartě se mezitím ukáže Vytěžuji…. Delší doklad se sám nevytěží: karta ukáže Vyberte strany k vytěžení a v Údajích dokladu vyberete tlačítkem Vybrat strany k vytěžení, které strany má AI přečíst (do té doby se nic neposílá ani nepočítá). Po nahrání elektronické faktury ISDOC se AI automaticky nespouští – údaje z ní jsou přesné.

Ručně u libovolného dokumentu#

1. 1
   Otevřete dokument a záložku Údaje dokladu.
2. 2
   Klikněte na Vytěžit pomocí AI. Obvykle to trvá 10–30 sekund.
3. 3
   Má-li doklad víc než 2 strany, otevře se výběr stran Vyberte strany k vytěžení s náhledy všech stran. Předvybraná je strana 1 a strany, kde je nejspíš rozpis DPH a částka k úhradě (DOXIO to pozná z textu dokladu, bez AI). Výběr upravte – nejvýš 5 stran, počítadlo ukazuje třeba 3 / 5 – a klikněte na Vytěžit vybrané strany. Do limitu se započítají jen vybrané strany. Na stránce můžete zůstat, nebo ji zavřít, vytěžení doběhne samo. Vytěžit znovu jde i s jinými stranami.
4. 4
   Po dokončení DOXIO ukáže, kolik polí vyplnil, a stránka se obnoví s novými hodnotami.

Tlačítko vidí jen vlastníci a správci a jen u dokladu, který není potvrzený. Potvrzený doklad nejdřív vraťte tlačítkem Upravit.

Co AI z dokladu přečte#

• druh dokladu (faktura, nebo účtenka – ta se zaúčtuje jako pokladní doklad),
• číslo dokladu a variabilní symbol,
• datum vystavení, DUZP a datum splatnosti,
• dodavatele a odběratele: název, IČO, DIČ, adresu a u dodavatele číslo účtu, kód banky a IBAN,
• měnu, rozpis DPH po sazbách 21 %, 12 % a 0 % a částku celkem k úhradě,
• položky dokladu,
• u opravného daňového dokladu (dobropisu) číslo dokladu, který opravuje,
• přenesenou daňovou povinnost: zda jde o tuzemskou, o zboží nebo služby z jiného státu EU, nebo o služby ze země mimo EU, a u tuzemské i kód předmětu plnění, když je na dokladu uvedený nebo z plnění jasný (například stavební práce = 4).

Zda jde o fakturu přijatou, nebo vydanou, neurčuje AI, ale DOXIO podle IČO/DIČ vaší firmy (v klientském prostoru podle klienta). Vytěžit jde jen PDF.

Pořadí zdrojů#

AI nikdy nepřepíše údaje z jiného zdroje. Platí toto pořadí:

1. 1
   ISDOC – elektronická faktura se načte přesně; po jejím nahrání se AI automaticky nespouští.
2. 2
   QR kód (QR Platba, QR Faktura) – DOXIO ho přečte sám bez AI a bez placeného balíčku; funguje i s vypnutým modulem.
3. 3
   AI – doplní jen pole, která zůstala prázdná.

Ručně zadané hodnoty, údaje z ARES ani pole, které jste sami vymazali, AI nemění.

Jak výsledek zkontrolovat a potvrdit#

1. 1
   V Údajích dokladu se ukáže Vytěženo AI – zkontrolujte. Pole vyplněná AI mají označení AI a po najetí myší uvidíte jistotu AI v procentech.
2. 2
   Pole, u kterých si AI není jistá, jsou zvýrazněná a označená zkontrolujte. Patří sem i hodnoty, které neprošly kontrolou: nesedí DPH k základu nebo součet k celkové částce, neplatné IČO, DIČ nebo IBAN, případně neshoda s ARES.
3. 3
   Opravte, co je potřeba. Upravené pole se označí jako zadané ručně.
4. 4
   Klikněte na Potvrdit.

Platné IČO DOXIO ověří v ARES; když název a DIČ souhlasí, jistota u protistrany se zvýší.

Ochrana dat#

• Dokud je modul vypnutý, neposílá se nic. Posílají se jen doklady, které se vytěžují.
• Zpracovatelem je Mistral AI SAS (Paříž, Francie), zpracování probíhá v EU.
• Odcházejí jen vybrané strany dokladu (nejvýš 5) jako PDF uvnitř šifrovaného požadavku (TLS), nikdy jako veřejný odkaz. Ostatní strany DOXIO neposílá.
• Když hlavní model pro čtení dokladů není zrovna dostupný, DOXIO pošle stejný doklad jednou záložnímu modelu téhož zpracovatele (Mistral AI). V Údajích dokladu pak uvidíte Vytěženo záložním modelem. Strany se počítají jen jednou.
• DOXIO ukládá vytěžené hodnoty (smažou se s dokladem) a záznam o běhu: poskytovatel, model (i to, zda šlo o záložní model), počet stran, výsledek, doba zpracování a kód chyby. Rozpoznaný text dokladu se neukládá a obsah dokladu se nezapisuje do logů.
• Zapnutí, vypnutí i každé vytěžení se zapíše do auditní historie organizace, bez obsahu dokladu.
• Zapnutím modulu dává vlastník jménem organizace DOXIO pokyn ke zpracování. Nejde o souhlas osob uvedených v dokladech – za právní základ zpracování jejich údajů dál odpovídá organizace.

Podrobnosti najdete v dokumentech Ochrana osobních údajů, Zabezpečení a Sub‑procesoři.

Časté potíže#

• „Vytěžování dokladů je vypnuté. Zapnout ho může vlastník v Nastavení → Moduly.“ – modul není zapnutý, nebo je pozastavený kvůli novému souhlasu či chybějícímu balíčku.
• „Měsíční limit … stran je vyčerpaný.“ / štítek Limit AI vytěžení vyčerpán – počkejte do dalšího měsíce, nebo zvolte větší balíček.
• „Tenhle soubor AI nepřečte. Vytěžit jde jen PDF.“ – údaje vyplňte ručně.
• „Údaje dokladu jsou potvrzené. Pro nové vytěžení je nejdřív vraťte k úpravě.“ – klikněte na Upravit a spusťte vytěžení znovu.
• „AI nenašla nic nového. Vyplňuje jen prázdná pole.“ – všechna pole, která AI umí přečíst, už byla vyplněná z jiného zdroje.
• Vytěžení selhalo (služba přetížená, neodpověděla včas) – klikněte na Zkusit znovu. Strany, které AI kvůli chybě nezpracovala, se do limitu nepočítají.